Sebelum membahas Business of English Letter, kita akan membahas pengertian dari surat dan surat bisnis terlebih dahulu.
Pengertian Surat
Istilah surat sudah bukan merupakan hal yang baru atau asing bagi masyarakat. Surat biasanya digunakan seseorang untuk menyampaikan pesan tertulis baik kepentingan pribadi, kepentingan dinas, maupun bisnis.
Pengertian Surat Bisnis
Definisi surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksmili, telepon ataupun lewat jalur internet. Sedangkan ‘Business English Letter’ adalah surat bisnis yang ditulis dalam bahasa Inggris.
Contoh-contoh surat bisnis :
• Surat perintah kerja
• Surat perkenalan bisnis
• Surat pemesanan produk
• Surat pindah alamat kantor
• Surat panggilan
• Surat penagihan
• Surat kontrak kerjasama
• Surat perjanjian
• Surat pengaduan
Berikut ini adalah layout dari surat bisnis:
- Layout Of Business English Letter
Keterangan :
1. Letter Head
2. Date
3. Inside Address
4. Reference
5. Subject
6. Salutation
7. Body Of The Letter
8. Complementary Close
9. Signature
10. Enclosure
11. Postscript
12. Carbon Copy Notation
1. Letter Head
Letter head dalam bahasa Indonesia adalah kepala surat. Pada surat bisnis biasanya disebut dengan kop surat. Kop surat biasanya diletakkan di paling atas bagian surat yang berisikan :
• Logo sebuah lembaga
• Alamat
• Nama produk atau jasa
• No. telepon
• No. Fax
Contoh Letter Head :
2. Date
Date dalam bahasa Indonesia adalah tanggal, yang digunakan untuk menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Pada surat bisnis biasanya diletakkan di bawah kop surat dibagian pojok kanan surat.
Penulisan tanggal pada surat bisnis terdapat 2 bentuk yaitu :
1. British style
Contoh : (month/day/year) (02/09/1991)
2. American style
Contoh : (day/month/year) (09/02/1991)
3. Inside Address
Inside Address dalam bahasa Indonesia adalah alamat tujuan, yaitu alamat yang ditujukan kemana surat tersebut ditujukan. Pada surat bisnis, biasanya diletakkan di bawah tanggal dibagian pojok kiri surat.
Contoh: Jl. Jatinegara Kaum 1 no.26
4. Reference
Reference digunakan untuk memudahkan pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau pengarsipan terhadap percakapan yang sebelumnya.
5. Subject
Subject dalam bahasa Indonesia adalah perihal, yaitu menunjukkan mengenai apa isi surat tersebut. Pada surat bisnis, biasanya diletakkan di bawah inside address.
Contoh : Invitation
6. Salutation
Salutation dalam bahasa Indonesia adalah salam pembuka, yaitu salam yang diucapkan sebelum masuk ke isi surat. Pada surat bisnis biasanya diletakkan di bawah subject.
Contoh :
Penulisan pada salutation dibagi menjadi 2 yaitu :
1. British style
2. American style
· British style
Contoh :
- Dear Sir / Dear Sirs
Jika penerimanya berjenis kelamin laki-laki.
- Dear Madam
Jika penerimanya berjenis kelamin perempuan.
- Dear Sir or Madam
Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
Pada British style tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka, kecuali menggunakan tanda baca koma.
· American style
Contoh :
- Gentlemen
Jika penerimanya berjenis kelamin laki-laki.
- Ladies
Jika penerimanya berjenis kelamin perempuan.
- Ladies and Gentlemen
Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya .
- To whom it may concern
Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya.
Pada Inggris Amerika, gunakan tanda baca "titik dua".
7. Signature
Signature dalam Bahasa Indonesia adalah tanda tangan, yaitu tanda tangan penulis surat tersebut serta di bawahnya dituliskan nama penulis. Pada surat bisnis, biasanya diletakkan di pojok kanan bagian bawah surat.
8. Enclosure
Enclosure dalam Bahasa Indonesia adalah lampiran, yaitu sesuatu yang dilampirkan atau tambahan pada surat. Pada surat bisnis, biasanya diletakkan setelah signature di pojok kiri bagian bawah surat.
9. Postscript
PostScript(P.S) merupakan catatan singkat yang ditambahkan untuk mengakhiri sebuah surat. Postscript diletakkan pada bagian kiri bawah surat, sebelum bagian CC.
10. Body Of The Letter
Body Of The Letter dalam Bahasa Indonesia adalah isi surat, yang berisikan inti dari surat tersebut dibuat. Pada surat bisnis biasanya diletakkan di bawah salutation.
11. Complementary Close
Complementary Close dalam Bahasa Indonesia adalah salam penutup, yaitu salam yang diucapkan untuk mengakhiri surat. Pada surat bisnis biasanya diletakkan pada akhir isi surat.
· American style:
Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
- British style:
Yours Sincerely, Sincerely,With Best Wishes.
12. Carbon Copy Notation
Carbon Copy Notation dalam Bahasa Indonesia adalah tembusan, yaitu tembusan dari surat tersebut, yang bertujuan surat ini ditulis jika ada pihak ketiga yang perlu ikut mengetahui isi dari surat tersebut.
- Form and Style of Business English Letter
Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dn perannya. Ada berbagai macam bentu surat, antara lain adalah sebagai berikut:
• Indented style
• Full block Style
• Block Style
• Semi Blok Style
• Hanging Style
1. Indented style
Pada Indented style merupakan model Eropa lama, bentuk penulisannya berlekuk dan bergerigi, seperti gambar di bawah ini :
Keterangan: 16
· Penulisan date dapat ditulis disebelah kanan atau di kiri yang ditunjukkan huruf (b,c).
· Penulisan inside address, baris pertama rata kiri kemudian untuk baris selanjutnya tab 1 kali dan setiap barisnya diberikan spasi 1,5.
· Penulisan subjeknya berada di sebelah kanan.
· Penulisan salutation berada di sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan body of the letter, setiap awal paragraf inside 1 tab dan untuk baris berikutnya rata kiri, kemudian antara paragraf diberi jarak 2 spasi.
· Penulisan complementary close berada di bawah body of the letter sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan signature berada di bawah complementary close sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan Enclosure berada di bawah signature sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan Carbon Copy Notation brada di bawah enclosure sebelah kiri dan rata kiri.
2. Full block style
Pada Full Block Style bentuk penulisannya hanya lurus penuh atau lurus secara keseluruhan, seperti gambar di bawah ini :
Keterangan: 18
· Penulisan date dapat ditulis disebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan inside addressnya rata kiri.
· Penulisan subjeknya berada di sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan salutation berada di sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan body of the letter, rata kiri kemudian antara paragraf diberi jarak 2 spasi.
· Penulisan complementary close berada di bawah body of the letter sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan signature berada di bawah complementary close sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan Enclosure berada di bawah signature sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan Carbon Copy Notation brada di bawah enclosure sebelah kiri dan rata kiri.
3. Modified Block style
Pada modified block style merupakan model Amerika, bentuknya lurus atau berbentuk balok, seperti gambar di bawah ini :
Keterangan: 20
· Penulisan date dapat ditulis disebelah kanan atau kiri.
· Penulisan inside addressnya rata kiri.
· Penulisan subjeknya berada di sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan salutation berada di sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan body of the letter, rata kiri kemudian antara paragraf diberi jarak 2 spasi.
· Penulisan complementary close berada di bawah body of the letter sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan signature berada di bawah complementary close sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan Enclosure berada di bawah signature sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan Carbon Copy Notation berada di bawah enclosure sebelah kiri dan rata kiri.
4. Semi block style
Semi block style merupakan model Eropa baru. Bentuknya merupakan variasi dari indented style dan block style yaitu berbentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok, seperti gambar di bawah ini :
Keterangan : 22
· Penulisan date dapat ditulis disebelah kanan atau di kiri yang ditunjukkan huruf(b dan c).
· Penulisan inside address rata kiri.
· Penulisan subjeknya berada di sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan salutation berada di sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan body of the letter, setiap awal paragraf inside 1 tab dan untuk baris berikutnya rata kiri, kemudian antara paragraf diberi jarak 2 spasi.
· Penulisan complementary close berada di bawah body of the letter sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan signature berada di bawah complementary close sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan Enclosure berada di bawah signature sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan Carbon Copy Notation brada di bawah enclosure sebelah kiri dan rata kiri.
5. Hanging style
Pada hanging style bentuk alinea paragrafnya menggantung, seperti gambar di bawah ini:
Keterangan : 24
· Penulisan date dapat ditulis disebelah kanan atau di kiri yang ditunjukkan huruf b dan c.
· Penulisan inside address rata kiri.
· Penulisan subjeknya berada di sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan salutation berada di sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan body of the letter, setiap awal paragraf rata kiri dan untuk baris berikutnya inside 1 tab, kemudian antara paragraf diberi jarak 2 spasi.
· Penulisan complementary close berada di bawah body of the letter sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan signature berada di bawah complementary close sebelah kanan dan rata kanan.
· Penulisan Enclosure berada di bawah signature sebelah kiri dan rata kiri.
· Penulisan Carbon Copy Notation brada di bawah enclosure sebelah kiri dan rata kiri.
Sumber :
· http://shvoong.com
· http://www.artikata.com
· http://www.eisya-korespondensi.
blogspot.com
· http://google.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar